Analiza administrativnih funkcij – zasedenost delovnih mest

Analizo del in nalog v režijskih oz skupnih službah izvajamo s pomočjo metode samoopisa. Za ta namen smo razvili posebno aplikacijo, ki omogoča zaposlenim vključenim v analizo enostavno in hitro vnašanje podatkov in predvsem vrednotenje podatkov po različnih kriterijih.

Metoda samoopisa je v bistvu analitična metoda, kjer vključeni zaposleni določeno obdobje zapisujejo dnevno vse aktivnosti, ki jih nato ovrednotimo in ugotavljamo morebitne priložnosti izboljšave. Metoda je namenjena predvsem za režijske oz skupne službe in se uporablja za ugotavljanje zasedenosti zaposlenih, ustreznost kadovske zasedbe, razporeditve del in nalog, itd.

Potek dela:

  • Priprava na analizo – samoopis. Zajema opredelitev tipičnih nalog/opravil za oddelek in vnos le teh v aplikacijo, predstavitev načina in pravil pri vnašanju podatkov sodelavcem, ki bodo vključeni v analizo, dodelitev uporabniških imen in gesel, določitev datuma začetka samoopisa. Tukaj je potrebno opozoriti, da vsak udeleženec mora imeti dostop do spleta. V tem delu morajo biti prisotni vsi udeleženci samoopisa. Delavnica traja 3-5 ur.
  • Izvedba samoopisa – vnašanje podatkov poteka na posebej za to izdelani aplikaciji, ki poteka na spletu, kjer vsak sodelavec vpisuje svoja opravila. Zajema dnevno vnašanje podatkov vsakega sodelavca (aktivnost, trajanje, na kateri DN, opis, št. enot) v obdobju praviloma vsaj 1 meseca. Po izkušnjah sodelavci za vnos dnevno porabijo od 5 do največ 10min.
  • Vrednotenje in interpretacija rezultatov, zajema izdelavo različnih analiz in grobo oceno zasedenosti posameznih zaposlenih, prikaz zaznanih neracionalnosti in slabosti v poteku in organizaciji procesov, oceno ali so vsa opravila smiselna in potrebna ter priprava možnih predlogov ukrepov za izboljšanje stanja.

V sklopu zadnjega koraka se po zaključku vrednotenja opravi še neke vrste SDD (slika delovnega dne), kjer se preveri ustreznost vzorca poteka dela pri 2 do 3 sodelavcih z vnesenimi podatki. Prav tako se opravijo razgovori z vodji oddelkov, ki so bili vključeni v analizo.